Sähköinen taloushallinto

Perinteisesti kirjanpidon muodostuminen vaatii paljon käsityötä ja rutiineja. Ensin yrityksessä laaditaan myyntilaskut omalla laskutusohjelmalla ja maksetaan ostolaskut esim. nettipankin kautta. Tämän jälkeen kirjanpitoaineisto toimitetaan kirjanpitäjälle, joka järjestää tositteet, tiliöi ne ja tallentaa kirjanpito-ohjelmaan. Sitten hän vielä täsmäyttää tilit, tekee jaksotuskirjaukset ja laatii lopuksi valvonta- ja veroilmoitukset sekä tilinpäätöksen.

Sähköisen taloushallinnon ytimenä ovat verkkolasku ja konekielinen tiliote ja niiden myötä automatisoitu kirjanpito ja reskontran ylläpito. Sähköistä taloushallinnon ohjelmaa käytettäessä rutiinit (käsittely, tiliöinti ja tallennus) hoituvat automaattisesti oletustilien avulla. Juokseva kirjanpito on valmista kirjanpitoa, jossa jaksotukset tehdään joko tositekohtaisesti tai kuukausittain. Tilinpäätös tehdään siis kuukausittain eikä tilikausittain. Kirjanpito on aina ajan tasalla.

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa myös täysin paperittoman kirjanpidon. Kirjanpitolaki edellyttää ainoastaan tasekirjan säilyttämistä paperitulosteen muodossa, kaikki muu aineisto voidaan säilyttää sähköisessä muodossa. Sähköinen taloushallinto antaa mahdollisuuden ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn, poistaa päällekkäiset rutiinit ja jakaa työn joustavasti asiakkaan ja tilitoimiston välille.

Miksi vaihtaisin perinteisen kirjanpidon sähköiseen taloushallintoon?

Sähköisen taloushallinnon merkittävin etu on toiminnan tehostuminen, koska päällekkäisen työn tekeminen yrityksessä ja tilitoimistossa vähenee. Muita etuja ovat riippumattomuus ajasta ja paikasta: kunhan käytössä on tietokone ja internet-yhteys, palvelu on käytettävissä missä tahansa. Yrittäjän ei myöskään yleensä tarvitse itse huolehtia taloushallinto-ohjelmiston fyysisestä suojauksesta, tietoturvasta tai varmuuskopioinnista. Jokaiselle järjestelmän käyttäjälle voidaan määritellä oma rooli ja yksilölliset käyttäjäoikeudet työtehtävien mukaan. Sähköisen taloushallinnon järjestelmää käytettäessä tehtävien jako tilitoimiston ja yrityksen kesken on helpompaa ja se voidaan sopia tarpeenmukaisella tavalla. Rutiinien vähentymisestä johtuva ajan säästö tuottaa kustannushyötyä yritykselle. Suurin hyöty sähköisestä taloushallinnosta saadaan, jos kaikki yrityksen taloushallinnon alueet (myynti- ja ostolaskutus, maksuliikenne, palkanlaskenta, kirjanpito ja raportointi) toimivat saumattomasti yhteen.

Tutustu oheisiin käytännön esimerkkeihin:

Myyntilaskutus

Perinteisessä järjestelmässä yrittäjä tekee itse esimerkiksi myyntilaskun omalla tietokoneellaan olevalla laskutusohjelmalla. Hän tulostaa ja postittaa laskun asiakkaalleen ja seuraa nettipankin kautta, milloin asiakas maksaa laskun. Kun suoritus näkyy tilillä, yrittäjä kuittaa laskutusohjelmaansa laskun maksetuksi. Kirjanpitäjää varten yrittäjän on tulostettava omasta laskutusohjelmastaan kopiot myyntilaskuista, reskontralistat avoimista laskuista sekä tiedot jo maksetuista laskuista. Tämän jälkeen kirjanpitäjä tallentaa kirjanpito-ohjelmaan uudestaan sekä myyntilaskut että myyntilaskuihin tulleet suoritukset yrittäjältä saamansa tositemateriaalin mukaisesti.

Sähköistä taloushallintoa hyödyntäen myyntilaskun käsittely voisi sujua vaikkapa näin: Yrittäjä tekee itse myyntilaskun nettiyhteyden kautta käytettävissä olevalla taloushallinto-ohjelmistolla. Hän voi lähettää laskun suoraan ohjelmasta omalle asiakkaalleen verkkolaskuna, eKirjeenä, sähköpostilaskuna tai edelleen itse paperille tulostettuna ja postitettuna. Laskua tallennettaessa myös tiedot kirjanpitoon päivittyvät automaattisesti. Kun asiakas maksaa laskun, ohjelmisto osaa automaattisesti kohdistaa tilille saapuneen suorituksen reskontrassa olevaan avoimeen laskuun viitenumeron perusteella. Kirjanpitäjällä on reaaliaikainen yhteys samaan tietokantaan kuin yrittäjällä eikä tositteita tarvitse enää erikseen toimittaa kirjanpitoa varten.

Ostolaskujen hyväksymiskierto

Ostolaskun tarkistus- ja hyväksymiskierto yrityksessä saattaa kestää kauan ja fyysinen paperilasku kulkee usein monen käden kautta ennen sen maksuunpanoa. Sähköinen hyväksymiskierto helpottaa ostolaskujen hallintaa yrityksissä tällaisissa tapauksissa. Hyväksymiskierron avulla saapuneet ostolaskut voidaan helposti kierrättää asiatarkastajilta hyväksyjälle ja maksuunpanoon. Ohjelmasta on myös helposti selvitettävissä missä vaiheessa kiertoa yksittäinen lasku on menossa.

Käytännössä kierto tapahtuu esimerkiksi seuraavasti: Toimittajalta saatu verkkolasku saapuu suoraan ilman tallennusta ohjelmaan tai paperilasku saapuu joko suoraan yritykseen, tilitoimistoon tai skannauspalveluun. Paperilasku tallennetaan ohjelmaan ja alkuperäinen lasku skannataan kuvana liitteeksi. Laskun tallentaja lähettää laskusta sähköpostilla muistutuksen ensimmäiselle asiatarkastajalle helposti suoraan ohjelmasta. Saapuneesta verkkolaskusta voidaan automaattisesti lähettää samanlainen muistutus ensimmäiselle asiatarkastajalle. Jos asiatarkastajia on useampi kuin yksi, seuraavalle asiatarkastajalle lähtee automaattisesti sähköpostimuistutus, kun edellinen tarkastaja on sen tarkastanut. Kun kaikki asiatarkastajat ovat tarkistaneet laskun, laskusta lähtee automaattinen sähköpostimuistutus hyväksyjälle ja hyväksynnän jälkeen lasku voidaan laittaa maksuun.

Mihin tilitoimistoa tarvitaan?

Vaikka kirjanpito ja osa viranomaisilmoituksista syntyy automaattisesti, myös ammattitaitoista kirjanpitäjää tarvitaan edelleen. Yritystoimintaa säätelee lukuisa joukko erilaisia lakeja, säädöksiä ja asetuksia. Jatkuvasta muutoksesta on tullut vakio myös taloushallinnon alalla. Muutosten oppiminen ja vaikutusten selvittäminen juuri omaan yritykseen vie aikaa varsinaiselta liiketoiminnalta.

Kirjanpidon muodostuminen automaattisesti lisää myös valvonnan tarvetta. Kirjanpidon täsmäyttäminen säännöllisesti on entistä tärkeämpää ja täsmäytystoimien on oltava tarkkoja ja kattavia. Perinteisessä kirjanpidossa väärä tiliöinti aiheuttaa vain yhden virheen, automaattikirjausrutiini toistaa samaa virhettä kunnes se huomataan ja korjataan.

Kun kirjanpidon rutiinit hoituvat automaattisesti, kirjanpitäjällä jää enemmän aikaa paneutua juuri sinun yritystoimintasi tukemiseen.

Miten valitaan sähköinen taloushallinto-ohjelmisto?

Yrityksen taloushallinnon sähköistäminen saattaa aiheuttaa ongelmia, mikäli ohjelmistovalintaan ei paneuduta kunnolla. Ohjelmien todellinen vertailu saattaa olla hankalaa, koska hinnoittelumallit ja palvelukokonaisuudet eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Ratkaisua pohdittaessa huomiota kannattaa kiinnittää ainakin seuraaviin seikkoihin:

• käyttöönoton edellytykset ja hinta
• koekäytön mahdollisuus (edes demoversiossa)
• helppokäyttöisyys
• hinnoittelu ja käyttökustannukset
• tietokannan hallinta: onko ohjelmiston sujuva käyttö sidottu esim. vain tiettyyn pankkiin tai tilitoimistoon
• ohjelmiston kattavuus, liittymät muihin käytössä oleviin järjestelmiin
• ympäristöön lisättävien käyttäjien määrä, käyttäjämäärän vaikutus hinnoitteluun
• ohjelman tuottamat raportit ja niiden muokattavuus tarvittaessa
• ohjelmistopäivitysten saatavuus ja hinta
• tukipalveluiden saatavuus ja hinta
• palvelun irtisanominen ja irtisanomisaika